Administrative Assistant
PROPÓSITO DEL PUESTOLa Coordinadora Administrativa & Imagen Institucional es la primera cara de MultiGla Strategies. Su rol es garantizar una experiencia de primer nivel para cada cliente, visitante y aliado que entre en contacto con la empresa — ya sea en persona, por teléfono o en eventos. Además de representar la imagen de la organización, brinda soporte operativo integral a todas las áreas, gestiona documentación, apoya procesos de seguros (Workers' Compensation y General Liability), y es pieza clave en la ejecución de eventos de marketing y publicidad.RESPONSABILIDADES PRINCIPALES1. Recepción y Atención al Cliente — Front DeskSer la primera persona de contacto para clientes, visitantes y proveedores — en persona y por teléfono.Mantener la recepción organizada, profesional e impecable en todo momento — la imagen del espacio refleja la imagen de la empresa.Atender y direccionar llamadas entrantes con calidez, claridad y profesionalismo en inglés y español.Gestionar la recepción y distribución de correspondencia, paquetería y documentación.Coordinar citas y agenda de la oficina según indicaciones del equipo de liderazgo.Ofrecer atención presencial con estándares de hospitalidad — café, agua y bienvenida cálida a cada visita.2. Apoyo Administrativo GeneralData entry preciso y oportuno en sistemas internos, CRM y hojas de seguimiento.Digitalización, archivo y organización de documentos físicos y digitales.Preparación, impresión y entrega de materiales administrativos según requerimientos del equipo.Apoyo en la coordinación de procesos internos de todas las áreas de la organización.Manejo de correo electrónico institucional y seguimiento a comunicaciones asignadas.Gestión de suministros de oficina — control de inventario y solicitud de reposición.3. Seguros — Workers' Compensation (WC) & General Liability (GL)Apoyar en el proceso de cotizaciones de pólizas WC y GL — recopilación de información, envío de solicitudes y seguimiento con aseguradoras.Organizar y mantener actualizados los expedientes de pólizas activas de clientes.Dar seguimiento a renovaciones, vencimientos y pagos de pólizas, auditoriaServir de enlace de comunicación entre clientes y aseguradoras para trámites y consultas.Apoyar en la gestión inicial de reclamaciones — recopilación de documentos, registro y canalización al área correspondiente.Mantener registros precisos y actualizados de todos los procesos de seguros bajo su responsabilidad.4. Eventos de Marketing y PublicidadApoyar en la logística, preparación y ejecución de eventos presenciales — ferias, talleres, activaciones de marketing y eventos comunitarios.Representar la imagen de MultiGla Strategies en eventos con presencia profesional, puntual y alineada con los estándares de la marca.Apoyar en la distribución de materiales promocionales, registro de asistentes y atención a prospectos durante eventos.Coordinar detalles logísticos antes, durante y después del evento según indicaciones del equipo de marketing.Documentar eventos con fotografías y apoyar en la recopilación de información para seguimiento post-evento.PERFIL Y REQUISITOSREQUISITOS OBLIGATORIOSHigh School Diploma o equivalente (GED)Experiencia previa en recepción, administración o atención al clienteBilingüe inglés/español — oral y escritoResidente cerca de Winder, GAManejo de computadora: Word, Excel, OutlooKImagen personal profesional y cuidada — rol de representación institucionalDisponibilidad para asistir a eventos fuera del horario regular cuando se requieraREQUISITOS DESEABLESExperiencia en seguros — WC, GL o líneas comercialesManejo de CRM o sistemas de gestión de pólizasExperiencia en empresas de servicios financieros o fiscalesExperiencia en coordinación o apoyo logístico de eventosManejo de redes sociales o materiales de marketing básicoCOMPETENCIAS CLAVEImagen & Representación: Presencia profesional impecable. Es la cara de la organización en todo momento.Organización & Detalle: Gestiona múltiples tareas simultáneamente sin perder precisión ni calidad.Comunicación & Calidez: Comunica con claridad, escucha activamente y genera confianza desde el primer contacto.Discreción & Confidencialidad: Maneja información sensible de clientes y la organización con absoluta reserva.Iniciativa & Proactividad: Anticipa necesidades del equipo y actúa sin necesidad de ser direccionada en cada paso.Adaptabilidad: Se adapta con agilidad a cambios de prioridad, ritmo de trabajo y necesidades del negocio.CONDICIONES DEL PUESTOLunes a Sabado — horario de oficina presencialEn temporada de impuesto (9AM -6PM) Enero – AbrilDisponibilidad ocasional para eventos fuera del horario regular (fines de semana o noches)Salario competitivo según experienciaAmbiente de trabajo profesional, dinámico y en crecimiento constante