Secretaria(o)- Dpto. de Contabilidad

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Este puesto trabaja de la mano con el supervisor es por eso que debe tener una gran confianza y confidencialidad con la información que se comparte por las plataformas de correo eléctrico y calendario. Funciones Esenciales:  Atienda llamas y es el primer y principal enlace de todas las llamadas que entran a la empresa.  Apoya en todo momento al supervisor en la tarea que requiera el negocio.  Maneja el calendario, ya sea citas con clientes o reuniones y archivos al dia.  Contesta correos electrónicos de la oficina y personal del supervisor de ser necesario.  Prepara y envía cotización o respuesta de los solicitado vía email.  Canaliza llamadas según corresponda y orienta de la información necesario al cliente.  Da seguimiento de los asuntos pendientes ya sea con los proveedores o clientes.  Factura a clientes de ser necesario  Realizar Facturación total de la organización.  Organiza proyectos y cuentas en “quickbooks”.  Recopila las facturas de suplidores y gastos relacionados a cada Proyecto.  Realiza la entrada de facturas a “Quickbooks” y los pagos correspondientes a cada Proyecto.  Generar listado de asistencia de los eventos.  Servicio al Cliente  Inventario  Asumir tareas adicionales según las instrucciones del supervisor. Competencias:  Agradable, sociable y posee facilidad para relacionarse  Habilidad para proporcionar soluciones inteligentes y entregar su trabajo a tiempo  Actitud positiva y perseverante  Orientado a solucionar problemas  Dispuesto aprender y tener una buena retentiva.  Excelente en las relaciones interpersonales  Ser clara y precisa con la información que se comparte.  Comunicación asertiva.  Eficaz y rápido en los asuntos que requieren prioridad  Servicio al cliente  Trabajo en equipo  Comunicación efectiva  Manejo de presupuesto  Problem solving skills  Trabajar bajo presión y “due dates” Tipo de Puesto y Horas de Trabajo: No Exento Trabaja un mínimo de 8 horas diarias y 40 horas semanales. Debe estar disponible para trabajar horas extra y fines de semana, según le sean requeridas con antelación. Educación y Experiencia Requerida: Las experiencias previas y las recomendaciones son fuentes muy habituales de trabajo para este tipo de profesionales. Bachillerato preferiblemente en Administración de Empresas o Grado Asociado en area relacionada. 2 años de experiencias en un puesto similar. Conocimiento del Programa Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) Conocimiento básicas en contabilidad y finanzas Dominio del programa “Quickbooks y/o Peachtree” Fuertes habilidades de entrada de datos; experiencia con programas de entrada de datos. Dominio de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook; y el uso de Internet/sitio web. Job Type: Full-time Pay: $10.50 - $12.00 per hour Schedule: 8 hour shift Ability to Relocate: San Juan, PR: Relocate before starting work (Required) Work Location: In person