Asistente Administrativo para la Gerencia de Oficina

Título del Puesto: Asistente Administrativo para la Gerencia de Oficina Resumen del Puesto: Estamos buscando un Asistente Administrativo para la Gerencia de Oficina altamente organizado y eficiente para apoyar nuestra empresa de construcción. El candidato ideal tendrá excelentes habilidades de comunicación en inglés y español, dominio de la tecnología y sus aplicaciones, y experiencia en la industria de la construcción. Este rol implica manejar una variedad de tareas administrativas y clericales para asegurar el buen funcionamiento de las operaciones de la oficina. Responsabilidades Clave: - Proporcionar apoyo administrativo integral al C.O.O. y otros miembros senior del personal. - Gestionar y organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, como sistemas de archivo, requisición de suministros y otros servicios clericales. - Coordinar reuniones, citas y arreglos de viaje para los gerentes. - Servir como punto de contacto entre la oficina y las partes externas, incluyendo proveedores, clientes y subcontratistas. - Manejar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia, tanto en inglés como en español. - Traducir documentos y comunicaciones según sea necesario. - Mantener registros precisos y actualizados, incluyendo contratos, documentación de proyectos y archivos de empleados. - Preparar informes, presentaciones y otros documentos según se requiera. - Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa y las regulaciones de la industria. - Utilizar software y aplicaciones de oficina para programación, gestión de proyectos y comunicación - Asistir en la implementación y capacitación de nuevas herramientas y aplicaciones tecnológicas. - Asistir en la preparación de propuestas de proyectos, ofertas y contratos. Requerimientos: - Se prefiere un grado asociado en administración de empresas, gestión de oficinas o un campo relacionado. - Mínimo de 3 años de experiencia en un rol administrativo, preferiblemente en la industria de la construcción. - Fluidez en inglés y español (escrito y hablado). - Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Experiencia con software de gestión de proyectos (e.g., Procore, PlanGrid) y otras aplicaciones relacionadas con la construcción. - Capacidad para aprender y adaptarse rápidamente a nuevo software y tecnología. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar tareas y cumplir con los plazos. - Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés y español. - Capacidad para trabajar eficazmente con equipos diversos y construir relaciones profesionales sólidas. - Alto nivel de precisión y atención al detalle en todas las tareas. - Fuertes habilidades para resolver problemas y la capacidad de manejar situaciones complejas con supervisión mínima. Job Type: Full-time Pay: $17.00 - $20.00 per hour Benefits: 401(k) 401(k) matching Dental insurance Health insurance Health savings account Life insurance Paid time off Vision insurance Schedule: 8 hour shift Day shift Monday to Friday Overtime Experience: Microsoft Excel: 3 years (Preferred) Microsoft Powerpoint: 3 years (Preferred) Ability to Commute: Toa Baja Municipio, PR (Required) Work Location: In person