COLS-0016-Auxiliar De Contabilidad 3 - PTP US
Descripción De PuestoÉl/Ella auxiliar de contabilidad 3 QTC, RTR Y PTP LATAM SSC realizará una variedad de deberes relacionados al soporte en el reconocimiento de de arrendamientos, activos fijos, cuentas por pagar, reportes, Sox, Cash, tesorerica, capital y todos los procesos que apliquen. Deberes adicionales requeridos, incluyen; la preparación, envío, reconciliación de saldos y elaboración de los reportes de cierre, así como el procesamiento de grandes volúmenes de transacciones contables de manera oportuna, Auditorias, registros siguiendo los lineamientos establecidos de acuerdo con las políticas y procedimientos contables además de asegurar que los clientes obtengan respuestas de manera adecuada. Las responsabilidades se detallan segun el proceso al cual soporta el colaborador: PTP - Registro de facturas de proveedores entre sistemas (Oracle Payables) - Contacto diario con el cliente/País para resolver problemas en la información de facturas de proveedores. - Resolución de problemas y diferencias (Identificar, comunicar y facilitar la resolución a clientes externos e internos). - Brindar soporte y atención a cualquier inconveniente de los proveedores. - Conciliar prepagos no aplicados a la cuenta del proveedor. - Realizar pagos en base a solicitudes de clientes. - Asistir en el cumplimiento de los requisitos de control interno. - Preparar procesos de documentación, realizar pruebas de controles, asistencia en la implementación de nuevos sistemas financieros y sus respectivos procesos. - Asistir en revisiones de auditoría. - Analizar y rellenar formatos (WEB ADI) de apuntes contables. - Creación, mantenimiento de proveedores y empleados. - Validación y registro de tarifas. - Realizar otras funciones que le sean asignadas o necesarias. QTC FINANZAS Realizar las actividades de transacción de la aplicación de efectivo de clientes de manera oportuna para mejorar el Ciclo de conversión de efectivo (CCC) Preparar informes de cuentas por cobrar. Informes mensuales / trimestrales a la gerencia superior sobre el rendimiento de A/R, Cierre de Mes, Rotación de Cartera/ DSO, provisión de cuentas incobrables, e informes a solicitud. Ayuda en el cumplimiento de los requisitos de controles internos. Preparar documentación del proceso, realizar pruebas de controles; ayudar con la implementación de nuevos sistemas o procesos financieros. Preparar varios informes financieros internos mensuales para su presentación al líder financiero. Preparar las conciliaciones de las cuentas del balance general de las cuentas del balance general y del balance general mensualmente. Realice otras tareas según lo asignado o necesario. RTR Analista de investigación-contabilidad: - Elaboración de conciliaciones para clientes prioritarios asignados para el producto Brinks Capital, trabajando con el software contable de la empresa, siguiendo los procedimientos contables establecidos. - Ejecutar los procedimientos contables asignados, tales como ejecución de controles, importación de documentos contables, revisión de procesos e importación de interfaces de otros módulos, entre otros. - Interactuar con clientes externos e internos (empleados) en varios departamentos, reportando a líderes externos (en el país) con línea punteada al líder del equipo local o persona designada para procedimientos específicos. - Mantener la confidencialidad de la información relativa a la empresa, los clientes y los empleados. - Seguir las directrices de la empresa para aplicar los procedimientos establecidos. - Apoyar tareas asignadas por el supervisor inmediato que brinden soporte al área u otras áreas de la empresa, tales como cubrir vacaciones de compañeros, rotar actividades, colaborar en proyectos de implementación del centro de servicios. - Apoyar en la capacitación a las nuevas contrataciones y miembros más nuevos del equipo para difundir el conocimiento y cultura dentro del equipo. Administrativo: - Responder a proveedores y clientes internos. - Reporte oportuno de horas extras, coordinando previamente con su supervisor inmediato permisos, vacaciones y cualquier otro tiempo libre. - Custodia adecuada de los equipos proporcionados por la empresa y velar por la seguridad de la información. Controles SOX: - Apoyar al Líder en el cumplimiento de los controles SOX aplicables. - - Proporcionar apoyo a los miembros del equipo más nuevos o con menos experiencia, ayudar al líder en revisiones, formación y otras actividades. - Trabajo más autónomo e independiente. CASH - Conciliar las cuentas de Balance de los países en el CSC que le sea asignado, trabajando con el software contable de la empresa, siguiendo los procedimientos contables y de teneduría de libros establecidos. - Ejecutar los procedimientos contables asignados, tales como ejecución de controles, importación de documentos contables, revisión de procesos e importación de interfaces de otros módulos, entre otros. - Interactuar con clientes externos e internos (empleados) en diversas áreas. - Mantener la confidencialidad de la información de la empresa, clientes y empleados. - Seguir las directrices de la empresa para aplicar en los procedimientos establecidos. - Apoyar en tareas asignadas por el jefe inmediato y brindar soporte al área u otras áreas de la empresa, como cubrir vacaciones de compañeros, rotar actividades, colaborar en proyectos de implementación del Centro Global de Servicios Compartidos. COA - Tratar las cuestiones relacionadas con el plan contable de la empresa, manteniendo y creando nuevos segmentos en EDM. - Registrar todas las transacciones de cuentas prepagadas y asientos recurrentes en el sistema Oracle, asegurándose de que las transacciones se registran en la cuenta correcta y con información precisa. - Realizar el seguimiento de los plazos y las fechas de vencimiento de las cuentas de prepago y los asientos recurrentes. - Conciliar las cuentas de prepago en Blackline y los asientos recurrentes con los registros financieros para garantizar la conciliación y la exactitud. - Identificar y resolver discrepancias o errores en los registros contables. - Interactuar con clientes externos e internos (empleados) en varios departamentos. - Mantener la confidencialidad de la información de la empresa, los clientes y los empleados. - Seguir las directrices de la empresa para aplicar los procedimientos establecidos. - Apoyar las tareas asignadas por el supervisor inmediato y prestar apoyo al departamento o a otras áreas de la empresa, como cubrir las vacaciones de compañeros, rotar tareas y colaborar en proyectos de implantación de centros de servicios. Activos Fijos: - Procesar los requerimientos de los clientes que correspondan a activos fijos e inventarios, realizando el análisis y seguimiento contable de acuerdo a las políticas establecidas. - Conciliar las cuentas de balance de los países de su CSC asignado utilizando el software contable de la empresa, siguiendo los procedimientos contables establecidos. - Conocer el proceso general de activos, altas, bajas, traspasos, capitalizaciones etc... - Controlar los inventarios de clientes bajo las políticas establecidas. - Asistir en tareas asignadas por el supervisor inmediato que apoyen al área u otras áreas de la empresa, tales como cubrir a empleados en vacaciones, rotar actividades, trabajar en proyectos de implementación de centros de servicio. - Conocer los reportes de activos fijos e inventarios y enviarlos al cliente conforme lo solicite. - Gestión del archivo confidencial del departamento. - Preparación de registros contables, informes y conciliaciones bajo la supervisión del Jefe de Equipo o su delegado. Gestiones administrativas: - Respuesta a proveedores y clientes internos. - Comunicación puntual de las horas extraordinarias, coordinando previamente con su superior inmediato los permisos, vacaciones y cualquier otro tiempo libre. - Custodia adecuada de los equipos proporcionados por la empresa y velar por la seguridad de la información. LEASES Extracción dentro de la herramienta de Lease Accelerator de los contratos de arrendamiento que de acuerdo con la política de arrendamientos de Brinks sean clasificados como materiales. Administración de los contratos de arrendamiento incluidos dentro de la herramienta Lease Accelerator, encargándose de registrar dentro del sistema cualquier tipo de actividad reportada por el equipo local. Reconciliación de cuentas de Balance de los países en el SSC que se le asignen, trabajando con software contable de la compañía, siguiendo los procedimientos contables y de tenencia de libros establecidos. Ejecutar procedimientos contables que se le asignen como ejecución de controles, importación de documentos contables, revisión de procesos e importaciones de interfaces de otros módulos, entre otros. Interactuar con clientes externos e internos (empleados) en varios departamentos. Mantener confidencialidad sobre la información de la compañía, de los clientes y de los empleados. Capacidad de usar juicio independiente para aplicar procedimientos preestablecidos. Apoyo a las labores asignadas por jefe inmediato y que brinden soporte al área u otras áreas de la compañía, como por ejemplo cubrir vacaciones de compañeros de trabajo, rotar de actividades, colaboración en proyectos de implementación del centro de servicios. Realizar sus funciones de manera autónoma partiendo del principio que cuenta con la experiencia y conocimiento de los procesos. Algunas funciones que deberá cumplir son; análisis contable para resolución de problemas, además de participar activamente en la mejora continua de los procesos del proyecto. Contacto constante tanto con el cliente interno y externo, siendo capaz de resolver inquietudes y cuestionamientos que estos puedan tener de manera oportuna. Administrativo: Responder a proveedores y clientes internos. Reportar a tiempo el tiempo extra trabajado, coordinando previamente con su supervisor por permisos, vacaciones y algún otro tiempo libre. Custodiar adecuadamente los equipos proporcionados por la empresa y garantizar la seguridad de la información. REPORT - Auditoría y control de asientos recurrentes - Ejecución e interfaces contables de nóminas, ingresos y gastos de viaje. - Ejecución, programación y envío de informes financieros. - Conciliación de cuentas en Blackline y carga de asientos. - Generación de tickets de Service Now. - Seguimiento y auditoría de las actividades de cierre de mes. - Apoyar las tareas asignadas por el supervisor inmediato y proporcionar apoyo al departamento o a otras áreas de la empresa. SOX Evaluar la efectividad de los controles internos para garantizar la exactitud y confiabilidad de los estados financieros. Realizar procedimientos de prueba para verificar el diseño y la efectividad operativa de los controles internos. Identificar riesgos potenciales que podrían afectar el proceso de presentación de informes financieros de la organización y recomiende soluciones para mitigarlos. Documentar los procedimientos de auditoria, resultados, hallazgos y recomendaciones en Workiva para que la gerencia y partes externas los revisen. Asistir a las llamadas con los Process Owner, Control Owners and Control Operators para validar la eficacia de los controles SOX. Enviar y gestionar las solicitudes de documentación soporte. Ayudar en la preparación de evaluaciones de riesgos, programas de planes de auditoría, papeles de trabajo e informes de auditoría interna. Mantener confidencialidad sobre la información de la compañía, de los clientes y de los empleados. Seguir los lineamientos de la compañía en la ejecución de los procedimientos de auditoría asignados. Apoyar a los nuevos miembros del equipo en la capacitación (onboarding) y en la comprensión de las tareas y asignaciones. RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO - Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo. - Procurar el cuidado integral de su salud. - Proporcionar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud. - Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa. - Participar en la prevención de riesgos laborales a través de las actividades desarrolladas en la empresa. - Informar al superior inmediato de las condiciones de riesgo detectadas. - Comunicar inmediatamente cualquier accidente o incidente laboral.